Sport Event Manager

Bonjour 👋

Voici les priorités du club pour les projets événementiels.

PROJETS ACTIFS

📁

4

+1 ce mois-ci

TÂCHES OUVERTES

✅

18

5 prioritaires

ALERTES

⚠️

5

2 critiques

BUDGET ENGAGÉ

💰

8 450 €

sur 14 500 € prévus

Projets à suivre

À faire cette semaine

Priorités

Valider le devis sonoToulouse Hockey Night · Aujourd'hui

Contacter le club de danseMatch événement · 14 août

Envoyer le dossier partenairesTournoi jeunes · 16 août

Créer le teaser social mediaCommunication · 18 août

Échéances à venir

30 prochains jours

12 août

Validation budgetToulouse Hockey Night

16 août

Dossier partenairesTournoi jeunes

25 août

Lancement communicationStudent Night

03 sept.

Réunion organisationMatch événement

Charge événementielle

Prévision 6 mois

2Août

4Sep.

6Oct.

8Nov.

5Déc.

3Jan.

Banque d'idées

Centraliser, noter et prioriser les futures actions du club.

Projets

Piloter tous les événements, de l'étude au RETEX.

EN PRÉPARATION

72 % d'avancement

EnvergureGrand événement

Jauge cible500

Type de siteÀ définir

Durée1 journée

Budget8 000 €

Objectifs de réussite

👥 AFFLUENCE

500

objectif spectateurs

🤝 PARTENAIRES

6

partenaires impliqués

💰 RECETTES

8 000 €

objectif recettes

📱 PORTÉE

100k

impressions visées

Santé du projet

Mise à jour automatique

Planning🟢 Bon

Budget🟢 Bon

Communication🟠 Vigilance

Partenaires🟢 Bon

Bénévoles🔴 Critique

Administratif🟠 En attente

Rétroplanning

Jalons clés

J-120

Validation projetTerminé

J-90

BudgetTerminé

J-75

SponsorsEn cours

J-60

CommunicationÀ venir

J-7

Réunion bénévolesÀ venir

Cadrage de l'événement

Pourquoi, pour qui, sous quelle forme ?

Concept / pitch

Objectif principal

Public principal

Envergure

Jauge cible

Durée

Type de site

Accès public

Expérience spectateur recherchée

Éléments différenciants / animations

Critères de réussite

KPI du projet

Affluence cible

Recettes visées (€)

Partenaires visés

Portée communication

Impact attendu pour le club / le sport

Conditions impératives pour lancer le projet

Décision GO / NO-GO

🟢 FinancementSponsors + budget club suffisants

🟠 AutorisationsÀ valider avant engagement définitif

🟢 RessourcesÉquipe organisatrice identifiée

🟠 Site / techniqueÉtude détaillée à finaliser

Parties prenantes

Qui doit être impliqué ou validateur ?

🏒 Club / bureauValidation budget, ressources et stratégie.

🏛️ Collectivité / propriétaire du siteOccupation, horaires, contraintes locales.

🛡️ Sécurité / secoursDispositif de sécurité et gestion des flux.

🤝 PartenairesFinancement, activation et visibilité.

🎤 PrestatairesTechnique, animation, restauration, logistique.

📣 Médias / communicationPromotion avant, pendant et après.

Implantation du site

Zones à prévoir

🏒 Zone sportiveTerrain, bancs, officiels, échauffement.

👥 Zone publicTribunes, barriérage, accès, circulation.

🤝 Village partenairesStands, hospitalité, animations.

🎤 Régie / médiaSon, lumière, vidéo, live, speaker.

🍔 Buvette / restaurationStockage, eau, électricité, files d'attente.

👕 BoutiqueMerch, caisse, TPE, stockage.

🚑 SecoursAccès d'urgence et point de prise en charge.

🔧 Backstage / stockageMatériel, bénévoles, prestataires.

Contraintes du site

À renseigner avant validation

Surface / dimensions

Capacité maximale

Puissance électrique

Connexion réseau

Montage

Démontage

Contraintes d'accès / livraison

Contraintes météo / plan B

Lots techniques à vérifier

Checklist de faisabilité

Terrain / surface sportivePlanéité, protections, dimensions, montage et démontage. ÉlectricitéPuissance disponible, distribution, sécurisation et secours. SonorisationDiffusion public, speaker, micro, musique et limites sonores. ÉclairageSport, public, scène, secours et éventuel tournage vidéo. Internet / liveDébit montant, redondance réseau et emplacement régie. SanitairesCapacité suffisante et accessibilité. Accessibilité PMRCheminement, zones public, sanitaires et visibilité. Déchets / nettoyageBacs, collecte, remise en état du site.

Administratif

Documents et autorisations à anticiper

Validation interne du clubBudget, responsable et périmètre approuvés. Accord du gestionnaire du siteConvention, horaires et conditions d'utilisation. Autorisation d'occupationÀ prévoir pour un espace public ou temporaire selon le projet. AssurancesResponsabilité, matériel, participants et public. Restauration / buvetteVérifier les obligations applicables au format retenu. Droits musique / diffusionMusique, écran, captation et contenus utilisés. Contrats prestatairesPérimètre, prix, horaires, annulation et responsabilité. Plan de circulation / accèsPublic, secours, livraison et personnel.

Organisation sécurité

Préparation du dispositif

Responsable sécurité

Effectif sécurité prévu

Dispositif secours

Point de rassemblement

Procédure évacuation / incident majeur

Plan météo / annulation / report

Registre des risques

Exemples à adapter à chaque projet

Météo défavorableFort

Prévoir seuils de décision, solution couverte, report ou annulation.

Affluence supérieure à la jaugeMoyen

Gestion accès, comptage public, barriérage et fermeture des entrées.

Panne électrique / réseauMoyen

Secours pour régie, billetterie, live et éclairage critique.

Prestataire absentMoyen

Contacts de secours et fonctions critiques identifiées en amont.

Accident sportif / publicFort

Accès secours dégagé, moyens de premiers secours et procédure d'alerte.

Budget non boucléMoyen

Seuil GO / NO-GO financier avant les engagements non annulables.

Prestataires & fournisseurs

Lot	Prestataire	Budget	Devis	Contrat	Contact J-1
Sonorisation	À sélectionner	800 €	2 reçus	—	—
Sécurité	À sélectionner	1 200 €	Demandé	—	—
Terrain / structures	À définir	—	À lancer	—	—
Animation / DJ	À définir	600 €	À cadrer	—	—
Photo / vidéo	Interne / externe	—	Prévu	—	—
Restauration	Club / food-truck	Variable	À étudier	—	—

Critères de choix

Comparaison des offres

PrixComparaison à périmètre équivalent. Expérience événementielleRéférences sur des événements comparables. DisponibilitéMontage, événement et démontage. Plan de secoursMatériel ou ressources de remplacement.

Contacts critiques Jour J

À compléter

Régie technique

Sécurité

Gestionnaire du site

Secours

Responsable club

Partenaires / VIP

Tâches du projet

Suivi opérationnel par statut.

À faire

Contacter la presse localeCommunication · 20/08

Commander les barrièresLogistique · 01/09

En cours

Réaliser le teaser vidéoRémi · 14/08

Prospection sponsorsPaul · Prioritaire

À valider

Devis sono750 € · Validation bureau

Plan terrainVersion 2

Terminé

Réserver le lieuTerminé le 05/08

Créer l'identité visuelleTerminé le 09/08

Dépenses

Prévision / engagé / réel

Poste	Prévision	Engagé	Réel
Sonorisation	800 €	750 €	—
Sécurité	1 200 €	1 200 €	—
Communication	500 €	320 €	—
Animation	600 €	400 €	—
Matériel	1 000 €	840 €	—

Recettes

Prévision / confirmé

Source	Prévision	Confirmé
Sponsors	4 000 €	3 500 €
Billetterie	2 500 €	—
Merch	1 000 €	—
Buvette	1 500 €	—

RÉSULTAT PRÉVISIONNEL

+2 390 €

Partenaires du projet

Partenaire	Apport	Statut	Contreparties
Partenaire principal	2 000 €	Confirmé	Logo · Spot · Stand · Invitations
Partenaire B	750 €	Discussion	Logo · Réseaux · Billetterie
Partenaire C	500 €	À relancer	Animation mi-temps

Plan de communication

Contenu	Canal	Date	Statut
Annonce événement	Instagram	01/10	Publié
Affiche	Facebook	01/10	Publié
Teaser vidéo	Instagram	15/10	À valider
Interview joueur	TikTok	01/11	À créer
Aftermovie	YouTube	25/11	À planifier

Équipe projet

Responsables

Responsable événementRémi

CommunicationJulie

PartenairesPaul

PhotographeNon affecté

Bénévoles

Besoin / affectés

Buvette4 / 4 🟢

Billetterie2 / 2 🟢

Boutique1 / 2 🟠

Installation6 / 8 🟠

Accueil partenaires0 / 2 🔴

Besoins matériels

Disponibilité club

Matériel	Besoin	Disponible	État
Tables	8	8	OK
Chaises	30	40	OK
Barnums	4	2	2 manquants
Rallonges	8	6	2 manquantes
Écrans	2	2	OK
Sono	1	0	Location prévue

🔴 Mode événement

Conduite opérationnelle du Jour J

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